Presented as a set of standards/rules to be followed when writing articles, it will enable our organisation to remain faithful to its “DNA” in its editorial communications.
The purpose of these rules is to support contributors by helping them to draft proposed articles.
The Communications team is available to answer any questions you may have and to support you in this regard.
#1 Why this communication on editorial policy, and why now?
Having a shared editorial policy allows us to align our messaging, be consistent and gain credibility. UIC can demonstrate its professionalism through its editorial policy. With the organisation’s increasing number of speaking engagements and communications, the need for a formal editorial policy has become apparent in 2020.
#2 What is an editorial policy?
The editorial policy conveys the organisation’s DNA and its positioning. As such, it helps to assert UIC’s identity and organisational culture. It is an essential reference guide for the production of editorial content.
The editorial policy must be applied.
#3 What is the purpose of our editorial policy?
Style, structure, language register, angle, tone, etc.: the editorial conventions outlined in this policy should ensure that UIC’s publications are homogenous. They also serve as a reference guide to support writers.
[fr] La charte éditoriale a pour vocation d'assurer l’uniformité des contenus éditoriaux de la communication externe.
Présentée comme un ensemble de normes/règles à respecter dans l’écriture d’articles, elle doit permettre à notre organisation de rester fidèle à son « ADN » au travers de sa communication éditoriale.
Cet ensemble de règles a pour vocation d’accompagner les contributeurs en les aidant dans la rédaction des articles suggérés.
L’équipe de la Communication se tient à votre disposition pour toute question ou accompagnement liés à ce sujet.
#1 Pourquoi communiquer sur la charte éditoriale, et pourquoi aujourd’hui ?
Partager la même ligne éditoriale permet d’aligner les messages, d’être cohérents et de gagner en crédibilité. En s’appuyant sur une ligne éditoriale, l’UIC démontre son professionnalisme. Alors que les prises de parole et les communications se multiplient sur les divers canaux de l’entreprise, il est apparu nécessaire en 2020 de formaliser la ligne éditoriale.
#2 Qu’est-ce qu’une charte éditoriale ?
La ligne éditoriale véhicule l’ADN de l’entreprise et son positionnement. A ce titre, elle contribue à affirmer l’identité et culture organisationnelle de l’entreprise. C’est un guide de références indispensable pour la production de contenus éditoriaux. La charté éditoriale doit être respectée.
The topics discussed correspond to the overall areas of activity to which UIC contributes and can provide expertise: passenger, freight, sustainable development, safety, etc.
These general areas of activity include further activities characterised by greater technicality: stations, combined transport, energy, level crossing safety, etc.
Following this logic of topics/activities corresponding to the working structures that come together under the UIC umbrella, our organisation has the capacity to communicate on topics with high levels of expertise through these groups and projects.
Products and services
UIC communicates information on its products and services to all of its targets, from its members to the general public: IRSs (International Railway Solutions)/leaflets, publications, cooperation tools (UIC Extranet, UIC media library), eco-calculators (UIC EcoPassenger, UIC EcoTransit), etc.
UIC members’ news, hot topics, substantive issues
UIC can serve as a communications relay for its members.
UIC sometimes communicates on world events, on its activities/partnerships with other organisations, or on substantive issues involving several of its various areas of expertise.
Communicating on all of these topics helps to position UIC as a global railway organisation.
[fr]
Les thèmes abordés correspondent à l’ensemble des activités de l’UIC pour lesquelles notre organisation contribue et peut apporter une expertise : Voyageurs, Fret, Développement durable, Sécurité...
Cet ensemble d’activités regroupe d’autres activités allant vers plus de technicité : Gares, Transport combiné, Energie, Sécurité des passages à niveaux...
Suivant cette logique de thèmes/activités correspondant aux structures de travail que l’UIC fédère en son sein, notre organisation est en mesure de communiquer sur des sujets à haute expertise au travers de ces groupes et projets.
Produits et services
L’UIC communique sur ses produits et services à toutes ses cibles, en partant de ses membres jusqu’au grand public : IRS (International Railway Solutions) / Leaflets, publications, outils de coopération (extranet de l’UIC, médiathèque de l’UIC), eco-calculateurs (UIC EcoPassenger, UIC EcoTransit)...
Actualité des membres de l’UIC, sujets d’actualité, sujets de fond
L’UIC peut se faire le relai de communication de ses membres.
L’UIC est parfois amenée à communiquer sur l’actualité mondiale, sur ses actions/partenariats avec d’autres organisations ou sur des sujets de fond faisant appel à plusieurs de ses domaines d’expertise.
Tous ces thèmes abordés participent au positionnement de l’UIC en tant qu’organisation ferroviaire mondiale.
The version that appears in eNews will be in UK English. Cooperation between Communications and L&T ensures quality and linguistic consistency.
However, if you prefer to write in another language (for semantic accuracy, technical content, to use more precise vocabulary in your native language, etc.), articles will be translated into English.
Please take account of the time needed for translation, where necessary, when setting timelines for publication.
[fr]
La version qui figurera dans l’eNews sera de l’anglais britannique. Une coopération entre la Communication et L&T permet de garantir une qualité et une homogénéité linguistique.
Si toutefois vous préférez vous exprimer dans une autre langue (pour des raisons de précision sémantique, de contenu technique, pour utiliser un vocabulaire plus précis dans votre langue natale, etc.) les articles feront l’objet d’une traduction.
Le cas échéant, merci de prendre en compte l’étape de traduction dans les délais de publications souhaités.
Harmonise document titles if using a list. Use the same structure for all titles. [fr]
Harmonisez les titres des documents en cas de liste. Structurez les titres de la même façon.
For example: © John Smith, UIC (smith@uic.org), caption: Lorem ipsum dolor sit amet consetetur sa.
Ensure that people appearing in photographs agree that they may be published in UIC’s communications media, such as UIC eNews, its social networks, or the media library.
[fr]
Par exemple : © Smith John, UIC (smith@uic.org), Légende : Lorem ipsum dolor sit amet consetetur sa.
Assurez-vous bien que les personnes photographiées acceptent que la ou les photos sur lesquelles elles apparaissent puissent être publiées sur les supports de communication de l'UIC, comme UIC eNews, les réseaux sociaux ou la médiathèque.
Be factual. Demonstrate, first and foremost, progress made on projects, activities, key decisions, next steps, gatherings and meetings, always bearing in mind that the large majority of UIC eNews readers are our members – those that fund us.
All acronyms must be explained. [fr]
Soyez factuels, démontrez en priorité les points de progrès des projets, des activités, les principales décisions, les prochaines étapes, rencontres et réunions tout en gardant à l’esprit que la majeure partie des lecteurs d’UIC eNews sont les membres qui nous financent.
Tous les sigles doivent être explicités.
Choose a relevant title with no more than 155 characters. Avoid using figurative expressions.
This first image should not be a video conference screenshot. (If it is, you will need to look for a different visual to be displayed first in your article). Please let us know: -which visual should appear first if you are providing several photos; - the order in which the photos should appear. We recommend no more than five or six photos; - the contact information to be added at the bottom of your article (with no added links, as these should be placed in the body of the article); - the text referring to the Grant number and any other necessary information if the article relates to a European project in response to a call issued by the European Commission.
The UIC eNews editorial team (https://uic.org/com/?page=enewsteam) is available to help by providing images if needed. An editorial committee has been meeting twice a month since April 2020 in order to review proposed topics and identify any new issues.
Poor-quality images will not be accepted. The eNews team reserves the right to suggest replacement photos or visuals.
Additional information: “Choose the correct image format”: https://uic.org/com/communications-guidelines/article/graphics-elements#Choose-the-correct-graphics-file-format [fr]
Choisissez un titre pertinent comportant au maximum 155 caractères. Evitez le recours à des expressions imagées.
Le 1er visuel ne doit pas être un visuel de capture de visio-conférence. (Si ce n’est pas le cas, il faudra alors chercher un autre visuel à placer en 1er dans votre article). Merci de nous indiquer :
L’équipe de rédaction d’UIC eNews (https://uic.org/com/?page=enewsteam) se tient à votre disposition pour vous fournir éventuellement des visuels en cas de besoin. Un comité éditorial se réunit deux fois par mois depuis avril 2020 afin d’examiner les sujets proposés et d’identifier de nouvelles problématiques.
To suggest an article on the editors’ space: https://uic.org/com/?page=enewsteam
Each article should preferably have:
Example of good practice: https://uic.org/com/enews/article/uic-s-track-structures-sector-publishes-first-edition-of-irs-70779-10-tunnel
All eNews articles sent to the eNews team should be validated in advance by the advisor's line manager and by colleagues from other organisations concerned by the subject if applicable.
[fr]
Il est préférable pour chaque article d’avoir :
Exemple de bonne pratique : https://uic.org/com/enews/article/uic-s-track-structures-sector-publishes-first-edition-of-irs-70779-10-tunnel
[fr]
[fr]
Use a direct style. [fr]
Adoptez un style direct.
If the press release relates to a European project, use the template provided, personalising it with the project agreement number (link to follow).
[fr]
Use the template provided Use a direct style. [fr]
Utilisez le template mis à votre disposition Adoptez un style direct.
[fr]
You can use the database of subscribers to our segmented newsletters to contact your targets directly via email.
Nevertheless, mailings must adhere to strict rules in terms of structure and tone.
[fr] Vous souhaitez promouvoir un événement, un produit ou un service ?
En vous appuyant sur la base des abonnés à nos newsletters segmentées vous pouvez directement les solliciter par email.
Un email de prospection (mailing) doit néanmoins répondre à des règles strictes en termes de construction et de ton.
[fr]
https://uic.org/com/socialmedias
Don’t hesitate to contact the Communications team before posting on social media.
[fr] Référez-vous au Guide sur les réseaux sociaux :
https://uic.org/com/socialmedias?lang=fr
N’hésitez pas à contacter également l’équipe de la Communication avant de vous exprimer sur les réseaux sociaux.
The UIC PowerPoint presentation template is available in your Office suite or on the Communications section of the Intranet. [fr] Utilisez le template mis à votre disposition par l’UIC.
Le modèle de presentation présentation du PowerPoint UIC est disponible dans votre suite Office ou sur l’espace Intranet de la Communication.
[fr]
[fr] Nous vous recommandons de contribuer régulièrement au système de communication de l’UIC.
#3 A quoi sert notre charte éditoriale ?
Style, structure, niveau de langage, angle, ton, etc. les conventions rédactionnelles de cette ligne doivent, au sein de l’UIC, garantir l’homogénéité de nos publications. Elles servent également de référence pour accompagner un rédacteur.
Our editorial policy will help us to communicate in a consistent manner on various media on topics relating to:
The editorial policy also has a direct impact on our corporate image. It is the cornerstone of an effective content marketing strategy, which must be based on three key elements:
#4 We must all act as ambassadors for our editorial policy
The commitment of each one of us is essential. We are counting on you to serve as producers and ambassadors of consistent content communicated by UIC.
This document provides a number of recommendations for effective drafting of content for websites, printed documents and social media.
The aim of this charter is to facilitate comprehension of the editorial production process, clarify the role of each contributor, and help them to more easily identify the conventions to be applied for the various types of contributions.
[fr]
Notre ligne éditoriale nous permet de diffuser de façon homogène sur différents supports des messages liés à :
Cette ligne influence par ailleurs directement notre image de marque. Elle est l’élément phare d’une stratégie de « content marketing » efficace qui doit nécessairement reposer sur 3 points fondamentaux :
#4 Chacun doit être l’ambassadeur de notre charte éditoriale.
L’engagement de chacun à ce sujet est impératif. Nous comptons sur vous en tant que producteurs et ambassadeur de contenus cohérents émis par l’UIC.
Vous trouverez dans ce document quelques recommandations pour rédiger efficacement des contenus à destination de sites web, documents imprimés et réseaux sociaux.
Cette charte a pour objectif de faciliter la compréhension de la chaîne éditoriale, de clarifier le rôle de chaque contributeur et de lui permettre d’identifier plus facilement les codes à respecter pour chaque type de contribution.
Les images de mauvaise qualité ne seront pas acceptées. Dans ce cas, l’eNews team se réserve le droit de proposer une photo ou un visuel de remplacement.
Complément d’information : « Choisir le bon format image » : https://uic.org/com/communications-guidelines/article/graphics-elements#Choose-the-correct-graphics-file-format
Suggérer un article directement dans l'espace d'administration : https://uic.org/com/?page=enewsteam
Tout article eNews envoyé à l’enewsteam doit préalablement avoir été validé par le N+1 du chargé de mission et par ses collègues éventuellement d’autres entités concernées par le sujet.
Lorsque le communiqué de presse concerne un projet européen, utilisez le template mis à votre disposition, en personnalisant avec le n° d'agreement du projet (lien à venir).
